Výpovědi, mzdové výměry a další dokumenty je možné doručovat zaměstnancům elektronicky

Nenápadná novela zákoníku práce z loňského roku by mohla zaměstnavatelům toto „drama“ výrazně ulehčit.

Od loňského října je totiž možné doručovat vybrané písemnosti zaměstnancům i elektronickou cestou. Zákoník práce jako jednu z možností doručování písemnosti zaměstnancům uvádí „doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací“.

Jednoduše řečeno, zaměstnancům je možné písemnosti doručovat prostřednictvím e-mailu nebo dokonce komunikačních aplikací jako je Whatsapp.

Jak na to?

Základní podmínkou je, že adresa, na kterou má být zaměstnanci doručováno, nesmí být v dispozici zaměstnavatele. V praxi to znamená, že není možné doručovat například na pracovní e-mail, ale výhradně na soukromou adresu nebo telefonní číslo zaměstnance.

Zásadní také je, že tento způsob doručování je možný pouze na základě předchozího písemného souhlasu zaměstnance, ve kterém bude adresa pro doručování uvedena. Souhlas zaměstnanec může kdykoli odvolat. Platí, že zaměstnanec musí být o důsledcích elektrického doručování náležitě písemně poučen.

Jaké písemnosti lze doručovat elektronicky?

Mimo jiné lze doručovat i písemnosti, které musí být doručeny do vlastních rukou zaměstnance – například výpověď, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo mzdový výměr.

Jaký to má důsledek?

Vraťme se k situaci v úvodu článku. Pokud se zaměstnanec vyhýbá přijetí písemnosti, nově bude stačit zaslat mu dokument například e-mailem (upozorňujeme, že zpráva musí být ze strany zaměstnavatele podepsána uznávaným elektronickým podpisem). Zpráva se považuje za doručenou, pokud zaměstnanec potvrdí její přijetí. Pokud zaměstnanec na zprávu nezareaguje, dokument se považuje za doručený 15. dnem od odeslání.

Zaměstnavatelé si tak ušetří starosti s komplikovaným doručováním osobně (protože pokud zaměstnanec odmítne písemnost převzít, je nutné odmítnutí převzetí řádně zaprotokolovat, ideálně před dvěma svědky), nebo doporučeně prostřednictvím pošty.

Snad žádný podnikatel se nechce zabývat administrativou na úkor svého podnikání, a právě elektronické doručování může zaměstnaneckou agendu výrazně zjednodušit.

Autorkou textu je advokátní koncipientka Veronika Kaplanová z MACEK. LEGAL. Tato advokátní kancelář připravuje podnikatelům dokumenty pro nastavení elektronického doručování na míru, nebo upravuje stávající dokumentaci, která možnost elektronického doručování zohlední.