Tacl: Fungování úřadů lze bez velkých investic rychle a efektivně změnit k lepšímu

Tato situace je výsledkem přešlapů a nedostatku snahy na mnoha úrovních. Reálně však nemá cenu hledat viníka nebo na někoho ukazovat prstem, protože to na věci nic nezmění a – jak se říká – „kolektivní vina není vinou nikoho“. Je pouze nezbytné zaměřit se na hledání řešení, jak současný stav změnit k lepšímu a transformovat vnímání úřadu v partnera, zdroj řešení a pomoci, na který se může občan kdykoliv obrátit.

Ono totiž platí, že uvnitř zkostnatělého soukolí úřadů pracuje spousta špičkových profesionálů, kteří dělají vše pro to, aby občanům pomáhali. Pouze na nich a s nimi je možné vybudovat kvalitní úřad.

Základem mohou být velmi jednoduché principy, respektive principy založené na uplatňování zdravého rozumu a jednoduchosti. Vytváření kvalitního úřadu, tedy zavádění efektivních postupů, které řeší reálné potřeby občanů, není věda, ale lekce ve zjednodušování toho, co je zbytečně komplikované nebo nepřehledné.

Na dané téma pravidelně píše či hovoří řada politiků či novinářů, přičemž většina z nich dokola popisuje to, co všichni vědí, tedy nutnost kvalitních IT řešení, automatizaci procesů, různých řízení atd. To vše zní dobře a je samozřejmě extrémně důležité z dlouhodobého hlediska.

Nikdo však z nějakého důvodu nehovoří o mnoha nešvarech úřadů, které zásadně přispívají k negativnímu vnímání a neefektivitě, ale jsou jednoduše a rychle odstranitelné.

Přesněji řečeno, jejich odstranění by mohlo vést k nárůstu pozitivního vnímání úřadů, a to bez masivních investic, reorganizací, nových projektů a podobných aktivit.

Jedná se například o:

Hloupé, nelogické a nevýrazné orientační značení budov úřadů 

Při vstupu do budovy úřadu není mnohdy zřejmé, kam jít, zdali doprava doleva, nahoru nebo jinam. Poté, co se občan dostane ke – snad – správným dveřím, není jasné, zdali má zvonit, klepat nebo čekat. V tomto ohledu by stačilo výrazné a logicky organizované značení, které začíná u recepce úřadu a vine se organizovaně celou budovou. Rozhodně není potřeba nic vymýšlet, pro inspiraci stačí zajít do Ikey.

Špatně členěné formuláře a nejasné byrokraticky znějící vysvětlivky

Formuláře jsou sestaveny často nahodile, mnohdy by se údaje u kolonek nejlépe četly s lupou, jeden formulář používá několik různých fontů, často z konce minulého stolení, a vysvětlivky jsou psané tak, že i po několikátém přečtení jim běžný občan spíše nerozumí, než rozumí. Opět by byl vhodný jednoduchý přístup bez nutnosti cokoliv vymýšlet. Inspirovat se je možné v Dánsku, které získává ceny za design a komunikaci státní správy, tedy i za způsob tvorby formulářů a jiných dokumentů pro občany.

Chaotické webové stránky úřadu a nelogické členění informací

Úřady občany směřují spíše na webové peklo nežli na webové stránky. Důležité informace jsou běžně pohřbené pod nánosem prokliků na různé odbory a sekce, přičemž hlavní stránku zabírají informace o nově vysazeném stromu v ulici, o které většina občanů nikdy neslyšela.

Ty většinou doplňuje oficiální úřední deska obsahující chronologicky řazené informace technického směru, typu „struktura nově budované kanalizace“ a jiné informace důležité pro malou skupinu lidí. To důležité je však vždy někde schované. Nyní by stačil pouze virtuální výlet za hranice, a to buď do zmíněného Dánska nebo do Velké Británie. Obě země jsou špičkově hodnocené za způsob prezentace a zprostředkování informací občanům ve virtuálním prostředí, tedy skrze webové stránky.

Zbytečně zanedbaných oblastí, jejichž revize by mohla úřady probudit k životu, změnit jejich vnímání v očích občanů a snížit frustraci výborných úředníků, je celá řada. Základním předpokladem pro realizaci je však v úvodu zmíněný zdravý rozum. Toho je v politickém vedení oblastí většinou méně, než je ho potřeba. Doufejme, že tento text bude alespoň pro někoho inspirací.

Autorem komentáře je David Tacl M.A., (ANO) – zastupitel, kandidát do ZMČ Praha 3