7 praktických výhod využití systému elektronické recepce ve firmě

Přestože jsme obklopeni moderními technologiemi, je mnoho firem, ve kterých se na vrátnici stále používá ruční záznam na papír. Dohledat nějaké informace nebo je dokonce někomu předat je proto zhola nemožné.

O něco lepším řešením je využívání unifikovaných systémů pro vrátnice, které jsou ale často omezené a není možné je přizpůsobit na míru.

Do systémů je třeba možné zadávat SPZ vozidel, ale už k nim není možné přiřadit další údaje. Data často nejdou sdílet nebo v nich rychle vyhledávat.

Bezpečnostní agentura TOP security, která dlouhodobě působí v oblasti ostrahy a zabezpečení průmyslových objektů, proto vyvinula moderní systém elektronické vrátnice/recepce, který vychází z reálných potřeb firem a byl úspěšně otestován v řadě objektů.

Elektronická recepce zvýší efektivitu provozu i zabezpečení firmy

Při vývoji unikátního systému digitální vrátnice byl kladen důraz na možnost plného přizpůsobení systému individuálním potřebám různých firem v oblasti průmyslové výroby. Díky testování v reálném prostředí je elektronická vrátnice plně využitelná pro kontrolu přístupů do objektu, umožňuje optimalizaci pracovních postupů a minimalizuje chybovost pracovníků recepce. Jakých 7 hlavních výhod nabízí?

1)  Pohodlná správa interních kontaktů

-         Systém obsahuje sekci umožňující ukládat kontakty na zaměstnance firmy.

-         V kontaktech lze jednoduše a rychle vyhledávat.

-         Komunikace napříč firmou je rychlejší, není nutné složitě dohledávat telefonní čísla nebo emaily.

2)  Praktická evidence návštěv, vozidel i vydaných klíčů

-         Ostraha recepce/vrátnice má k dispozici elektronickou evidenci zaměstnanců, příchozích návštěv, vozidel vjíždějících do areálu firmy i správu klíčů.

-         V systému lze rychle zadávat data, vyhledávat i upravovat jednotlivé záznamy.

-         Pokud například přijde na recepci návštěva, dokáže pracovník recepce okamžitě vyhledat kontakt na osobu, za kterou návštěva přišla, oznámit příchod návštěvy, zapsat návštěvu do systému a případně jí předat vstupní kartu do objektu s přidáním záznamu o vydání karty.

3)  Záznam mimořádných událostí

-         Digitální systém umožňuje zapisovat a uchovávat informace o mimořádných událostech (např. když fyzická ostraha při obchůzce zjistí poškození dveří, nefunkční elektronické zabezpečení objektu, zjistí krádež materiálu či vstup nepovolané osoby apod.).

-         Informace je možné rychle předat formou úkolu kompetentní osobě, která danou věc vyřeší.

-         Záznam o události je možné zpětně dohledat a provést například analýzu a vyhodnocení situace.

-         Díky rychlému předávání informací je provoz firmy bezpečnější a komunikace efektivnější.

4)  Vyšší efektivita fyzické ostrahy průmyslového objektu

-         Systém elektronické recepce disponuje funkcí rychlého našeptávání údajů, které již byly do systému zadány. Díky tomu odpadá zdlouhavé zapisování nebo vyhledávání stále stejných záznamů.

-         Našeptávání rovněž minimalizuje chybovost v zápisech a šetří čas ostrahy, která nemusí stále dokola vyplňovat řadu údajů.

-         Systém je naprogramován tak, aby prováděl automatické namátkové testy a školení pracovníků ostrahy a tím přispíval k jejich stálé připravenosti, odbornosti a znalosti prostředí.

5)  Přístup do systému odkudkoli

-         Do systému elektronické vrátnice je možný online přístup.

-         Vzdálený monitoring i správa údajů zvyšuje efektivitu provozu a zjednodušuje řadu procesů.

6)  Aktuální a vždy dostupné informace

-         Moderní digitální technologie je rychlá, velmi snadno se používá a nabízí vždy aktuální přehled.

-         Každý, kdo má do systému přístup, může dohledat potřebné údaje a být stále „v obraze”.

-         Veškeré záznamy a informace je možné sdílet a přeposílat podle potřeby, což je výhodné zejména při kontrolních činnostech, auditech nebo při propojení systému s docházkovými a mzdovými systémy firmy.

7)  Systém ušitý na míru

-         Můžete si nechat upravit systém podle vašich aktuálních potřeb a specifických parametrů (např. pokud potřebujete označovat náklad, provádět kontrolu osob, zapisovat další údaje, skenovat a ukládat dokumenty apod.).

Elektronická vrátnice představuje nejen optimální zabezpečení průmyslového objektu u vjezdu nebo vstupu, ale také chytrý informační systém pro malé, střední i velké firmy.